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Anwendungsfälle und Benutzerszenarien mit ExMixedFolders

Auf dieser Seite sammle ich mögliche Benutzerszenarien im Zusammenhang mit ExMixedFolders.

Kundendaten in einen Exchange Ordner importieren

Eine wahre Geschichte eines Administrators der Firma XY, die sich so oder so ähnlich, wirklich zugetragen haben könnte:

Neulich kam eine Kollegin aus der Kundenbetreuung mit einer Exceltabelle aus einem CRM System vorbei. Die Datei sollte in einem Öffentlichen Ordner aus Exchange eingelesen werden. Nach kurzer Zeit stellte sich heraus, dass die Liste wöchentlich vom System erzeugt wird. Diese Arbeit würde dann zukünftig wöchentlich anstehen.
Da ich gerne helfen wollte, googlete ich nach einem hoffentlich bereits funktionierenden PowerShell Script, welches eine derartige Aufgabe erledigt. Das Internet förderte einiges zu Tage. Die meisten Beispiele bezogen sich auf  das New-MailContact cmdlet, welches Objekte in der AD anlegt. Doch leider war die Aufgabe, die Kontakte in einen Öffentlichen Kontakteordner einzulesen.
Nachdem ich nun keine passende Lösung auf die Schnelle präsentieren konnte, habe ich bei Somebytes angefragt, da ich bereits seit einiger Zeit ExMixedFolders für den Abgleich von Öffentlichen Ordern einsetze. Doch auch hier sagte man mir dass eine Lösung zwar in Arbeit war, jedoch niemals fertiggestellt wurde. So vergingen einige Tage, die ich mit anderen Dingen verbrachte.
Nach einigen Wochen erhielt ich unaufgefordert eine Mail von Somebytes, in der ich gefragt wurde ob die Lösung immer noch interessant für ich sei, denn durch ein neue Update von ExMixedFolders wäre es nun möglich, auch Excel und CSV Dateien aus anderen Systemen einzulesen. Nachdem ich neugierig geworden bin, habe ich das Programm getestet. Leider war es ohne Anpassungen meinerseits nicht möglich die Excel Datei einzusetzen, da diese keine ID enthielt und einige Felder andere Bezeichnungen hatten, jedoch konnte ich letztlich der Kundenbetreuung eine akzeptable Lösung präsentieren.

Gemeinsame Kontakte im Office und unterwegs

Ein Kunde schreibt:

Wir sind hier im Büro 6 Leute, jeder hat ein Exchange Postfach und wir möchten unsere Kontakte unterwegs und im Office gemeinsam nutzen. Wir haben unterschiedliche Endgeräte. Der Designer arbeitet mit Mac und iPhone und wir arbeiten mit Windows und Android als Mobilgerät. Jeder von uns hat bereits sein Postfach auf seinen Endgeräten eingerichtet. Jeder soll Kontakte ändern und hinzufügen können. Für private Kontakte nutzt jeder sein privates Postfach.

In diesem Fall ist es am besten, Ihre jeweiligen Kontaktordner per ExMixedFolders zusammenzulegen. ExMixedFolders können Sie notfalls auf einem der Windows Workstations betreiben oder besser, und falls vorhanden und zugänglich, auf dem Server da dieser immer läuft.

Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie die Kontakte aller Benutzer synchronisieren möchten.

Nach der Installation von ExMixedFolders finden Sie einen Konfigurator vor, in dem Sie entweder für jeden Benutzer eine Exchangeverbindung anlegen oder im Fall von Impersonation, einen Dienstbenutzer konfigurieren, der sozusagen stellvertretend mit seiner Verbindung auf Exchange und die Postfächer der Benutzer zugreift. 

Nachdem die Verbindung zum Exchangeserver besteht, können Sie für jeden Benutzer einen Synchronisationsauftrag anlegen. Sie benötigen dazu 5 Aufträge für 6 Benutzer.

Kontaktsynchronisation im Office mit 6 Personen

Anlegen der Synchronisationsaufträge in Sternform.

Legen Sie einen Benutzer fest, den Sie in jedem Auftrag auf der linken Seite einsetzen. Die Kontakte werden dann von jedem Benutzer (2-6) zu diesem (1) synchronisiert und verteilen sich so auf alle Benutzer.

Um den Postfachordner zu wählen, müssen Sie die entsprechende Exchangeverbindung auswählen oder im Fall von Impersonation schreiben Sie die SMTP Adresse der Mailbox in das Benutzerfeld und wählen anschießend den Kontaktordner des Benutzers aus.  

Anschließend können Sie unter Dienst "Konfiguration speichern und Dienst neu starten" wählen und der Vorgang beginnt. Wenn alles funktioniert kann der Konfigurator geschlossen werden, da der Dienst im Hintergrund arbeitet.

Kalendersynchronisation und Markierung der Urheber in Kategoriefarben

Ein Kunde fragt an:

Ich möchte das gleiche erreichen, wie dieser Kunde, jedoch mit dem Unterschied, dass es sich um Kalender handelt und dessen Termine farblich gekennzeichnet werden sollen, je nachdem welcher Benutzer diese eingetragen hat.

Um das zu erreichen können Sie nach der gleichen Anleitung verfahren. Setzen Sie dann im Konfigurationsauftrag zusätzlich noch den Haken. "Nach Urheber kategorisieren".

Kategorie nach Urheber

Nun müssen Sie den entstehenden Kategorien nur noch die gewünschte Farbe zuweisen. Dies können Sie unter Outlook in der Hauptkategorienliste erledigen. Falls Sie das nicht für alle Benutzer einzeln machen wollen, dann können Sie auch die Kategorien per ExMixedFolders synchronisieren. ExMixedFolders bietet dazu im Menü unter Synchronisationsaufträge einen eigens dafür vorbereiteten Auftrag an.