Anwendungsfälle und Benutzerszenarien für EEAttachments

Auf dieser Seite sammle ich Kundenprobleme für Sie, die durch den Einsatz von EEAttachments gelöst werden konnten.

E-Mailbot oder dynamischer Autoresponder

Eines Tages gab es die Anforderung, Produktionsdaten und Berichte einer Anlage auf Anfrage per E-Mail zu versenden. Es sollte also im Betreff angegeben werden, welche Messstelle benötigt wird und das Ergebnis sollte der Anfragende als kleinen Bericht oder einfach als Wert erhalten.

Das System konnte per EEAttachments umgesetzt werden. Das Programm lauscht an einer für diesen Zweck eingerichteten Mailbox und gibt den Betreff und die Mailadresse des Anfragenden an das Script des Kunden weiter. Das Powershell-Script erkennt im Betreff die entsprechende Messstelle und holt diese Daten aus dem Leitsystem ab. Anschließend sendet das PowershellScript selbstständig per Send-Mailmessage oder per EWS die Mail an den Anfragenden. Um die Antwortzeit zu beschleunigen wurde EEAttachments auf "StreamingNotification" umgestellt (siehe \EEAttachments\EEAttachments.exe.conf). 

Automatisierung des Rechnungsmanagements mit EEAttachments

Anfrage zur Automatisierung des Rechnungsmanagements mit EEAttachments:
Sehr geehrte Damen und Herren,

Ich bin Jedermann Ragba, CIO bei Wir-Machen-Es AG.
Wir erhalten täglich eine große Anzahl an Rechnungen per E-Mail, die manuell geprüft und in unser Finanzbuchhaltungssystem übertragen werden müssen. Dies ist ein zeitaufwändiger Prozess, der zudem Raum für manuelle Fehler lässt. Ich habe von EEAttachments gehört und bin an einer Automatisierung unseres Rechnungsmanagements interessiert. Können Sie mir bitte mehr Informationen über die Funktionsweise und Möglichkeiten von EEAttachments zukommen lassen? Ich habe den Anwendungsfall, den ich mir vorstelle, in der Anlage beschrieben. Würde es Ihnen möglich sein, eine Demonstration von EEAttachments für uns zu arrangieren?
Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe.

Mit freundlichen Grüßen,
Jedermann Ragba

Nach einer gemeinsamen Überprüfung von EEAttachments und den bereitgestellten PowerShell Scripts stellten wir fest, dass eine Kombination aus dem Script 'unzip.ps1' und 'EWS_PROJECTNAME_DATATIMERECEIVED_FROMADDRESS.ps1' ausreichend ist, um unseren Bedarf abzudecken. Mit einem Regex-Filter können wir Rechnungen aus den eingehenden E-Mails erkennen und diese automatisch im Dateisystem speichern. Durch die Verwendung des Tasknamens, Datum und der "Von"-Adresse in dem Ordnernamen wird die Zuordnung der einzelnen E-Mails für unseren Kunden deutlich vereinfacht. Zusätzlich nutzen wir das Unzip-Script, um gepackte Rechnungen automatisch zu extrahieren und in den Ordner zu speichern.

Rechnungen automatisch für "DATEV Unternehmen online" abspeichern.

Ein Kunde hatte letztes Jahr die Idee, seine Rechnungen automatisch für den DATEV Import vorzubereiten, so dass er diese per Drag un Drop in sein DUo ziehen kann.
Optional will er zukünftig das von DATEV angebotene Programm Belegtransfer nutzen, welche die Rechnungen automatisch importiert, sobald sie im Verzeichnis landen.

Es gibt bereits einige vorbereitete Scripts um die Mails nach Von Adresse zu strukturieren, unter anderem diese Möglichkeit. Hierbei entsteht für jede E-Mail Adresse ein Verzeichnis: 

Beispiel: 

1. C:\Rechnungen\kundenrechnungen@telekom.de\Rechnung 1
2. C:\Rechnungen\kundenrechnungen@telekom.de\Rechnung 2
3. C:\Rechnungen\backoffice@somebytes.de\Rechnung 1

In der aktuell beim Kunden umgesetzten Variante, werden die Rechnungen manuell im Verzeichnis gesucht und in das DUo Explorer Fenster gezogen, dort können sie dann zugeordnet werden. Der nächste Schritt wäre der Einsatz vom oben genannten Belegtransfer.

Update vom 06.07.2020: Nun gibt es bei DUo auch die Möglichkeit, Rechnungen per E-Mail zu schicken. Damit ist eigentlich die hier gezeigte Möglichkeit nur noch als Alternative dazu zu sehen. ( Hier eine Gute Erklärung zur Benutzung: https://www.youtube.com/watch?v=sY4iliCMx3M )

Hier ein weiterer, ähnlicher Anwendungsfall: