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Anwendungsfälle und Benutzerszenarien für ExMixedFolders

Auf dieser Seite sammle ich Kundenprobleme für Sie, welche durch ExMixedFolders gelöst werden konnten. 


Kundendaten in einen Exchange Ordner importieren

Eine wahre Geschichte eines Administrators der Firma XY, die sich so oder so ähnlich, wirklich zugetragen haben könnte:

Neulich kam eine Kollegin aus der Kundenbetreuung mit einer Exceltabelle aus einem CRM System vorbei. Die Datei sollte in einem Öffentlichen Ordner aus Exchange eingelesen werden. Nach kurzer Zeit stellte sich heraus, dass die Liste wöchentlich vom System erzeugt wird. Diese Arbeit würde dann zukünftig wöchentlich anstehen.
Da ich gerne helfen wollte, googlete ich nach einem hoffentlich bereits funktionierenden PowerShell Script, welches eine derartige Aufgabe erledigt. Das Internet förderte einiges zu Tage. Die meisten Beispiele bezogen sich auf  das New-MailContact cmdlet, welches Objekte in der AD anlegt. Doch leider war die Aufgabe, die Kontakte in einen Öffentlichen Kontakteordner einzulesen.
Nachdem ich nun keine passende Lösung auf die Schnelle präsentieren konnte, habe ich bei Somebytes angefragt, da ich bereits seit einiger Zeit ExMixedFolders für den Abgleich von Öffentlichen Ordern einsetze. Doch auch hier sagte man mir dass eine Lösung zwar in Arbeit war, jedoch niemals fertiggestellt wurde. So vergingen einige Tage, die ich mit anderen Dingen verbrachte.
Nach einigen Wochen erhielt ich unaufgefordert eine Mail von Somebytes, in der ich gefragt wurde ob die Lösung immer noch interessant für ich sei, denn durch ein neue Update von ExMixedFolders wäre es nun möglich, auch Excel und CSV Dateien aus anderen Systemen einzulesen. Nachdem ich neugierig geworden bin, habe ich das Programm getestet. Leider war es ohne Anpassungen meinerseits nicht möglich die Excel Datei einzusetzen, da diese keine ID enthielt und einige Felder andere Bezeichnungen hatten, jedoch konnte ich letztlich der Kundenbetreuung eine akzeptable Lösung präsentieren.

Gemeinsame Kontakte im Office und unterwegs

Ein Kunde schreibt:

Wir sind hier im Büro 6 Leute, jeder hat ein Exchange Postfach und wir möchten unsere Kontakte unterwegs und im Office gemeinsam nutzen. Wir haben unterschiedliche Endgeräte. Der Designer arbeitet mit Mac und iPhone und wir arbeiten mit Windows und Android als Mobilgerät. Jeder von uns hat bereits sein Postfach auf seinen Endgeräten eingerichtet. Jeder soll Kontakte ändern und hinzufügen können. Für private Kontakte nutzt jeder sein privates Postfach.

In diesem Fall ist es am besten, Ihre jeweiligen Kontaktordner per ExMixedFolders zusammenzulegen. ExMixedFolders können Sie notfalls auf einem der Windows Workstations betreiben oder besser, und falls vorhanden und zugänglich, auf dem Server da dieser immer läuft.

Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie die Kontakte aller Benutzer synchronisieren möchten.

Nach der Installation von ExMixedFolders finden Sie einen Konfigurator vor, in dem Sie entweder für jeden Benutzer eine Exchangeverbindung anlegen oder im Fall von Impersonation, einen Dienstbenutzer konfigurieren, der sozusagen stellvertretend mit seiner Verbindung auf Exchange und die Postfächer der Benutzer zugreift. 

Nachdem die Verbindung zum Exchangeserver besteht, können Sie für jeden Benutzer einen Synchronisationsauftrag anlegen. Sie benötigen dazu 5 Aufträge für 6 Benutzer.

Kontaktsynchronisation im Office mit 6 Personen

Anlegen der Synchronisationsaufträge in Sternform.

Legen Sie einen Benutzer fest, den Sie in jedem Auftrag auf der linken Seite einsetzen. Die Kontakte werden dann von jedem Benutzer (2-6) zu diesem (1) synchronisiert und verteilen sich so auf alle Benutzer.

Um den Postfachordner zu wählen, müssen Sie die entsprechende Exchangeverbindung auswählen oder im Fall von Impersonation schreiben Sie die SMTP Adresse der Mailbox in das Benutzerfeld und wählen anschießend den Kontaktordner des Benutzers aus.  

Anschließend können Sie unter Dienst "Konfiguration speichern und Dienst neu starten" wählen und der Vorgang beginnt. Wenn alles funktioniert kann der Konfigurator geschlossen werden, da der Dienst im Hintergrund arbeitet.

Kalendersynchronisation und Markierung der Urheber in Kategoriefarben

Ein Kunde fragt an:

Ich möchte das gleiche erreichen, wie dieser Kunde, jedoch mit dem Unterschied, dass es sich um Kalender handelt und dessen Termine farblich gekennzeichnet werden sollen, je nachdem welcher Benutzer diese eingetragen hat.

Um das zu erreichen können Sie nach der gleichen Anleitung verfahren. Setzen Sie dann im Konfigurationsauftrag zusätzlich noch den Haken. "Nach Urheber kategorisieren".

Kategorie nach Urheber

Nun müssen Sie den entstehenden Kategorien nur noch die gewünschte Farbe zuweisen. Dies können Sie unter Outlook in der Hauptkategorienliste erledigen. Falls Sie das nicht für alle Benutzer einzeln machen wollen, dann können Sie auch die Kategorien per ExMixedFolders synchronisieren. ExMixedFolders bietet dazu im Menü unter Synchronisationsaufträge einen eigens dafür vorbereiteten Auftrag an.

Globale Adressen für den Offline-Zugriff auf mobilen Geräten.

Der Kunde:

Wir haben im ActiveDirectory Adressdaten gepeichert, können wir diese auf dem Mobiltelefon nutzen, wenn gerade keine Verbindung ins Unternehmen besteht?

Viele Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern ohne ständige Internetverbindung, benötigen unterwegs Kontaktdaten des eigenen Unternehmens. Wenn Sie beispielsweise aus Ihrem Unternehmen angerufen werden, können Sie den Namen, Kontaktbild und andere Informationen des Anrufers in Ihrem Smartphone anzeigen lassen.

Um die Kontakte offline zur Verfügung zu haben, ist es notwendig, die dazu benötigten globalen Adresslisten in einen persönlichen Kontaktordner zu synchronisieren. 

Mit dem Tool ExMixedFolders ist eine unidirektionale Synchronisation der GAL möglich.

Termine zentral verteilen

Der Außendienstleiter fragt in der IT nach:

Hallo Herr Witzbühl,
Seit einiger Zeit versuchen wir unseren Außendienstlern, Termine in Ihrem Exchange Kalender zur Verfügung zu stellen. Wir versuchen das derzeit mit Besprechungsanfragen umzusetzen, jedoch möchten wir nicht, dass die Mitarbeiter die Termine jedes Mal annehmen müssen. Sie sollen einfach in seinem Kalender landen. Haben Sie eine andere Möglichkeit?

Herr Witzbühl aus der IT setzte das Problem letztlich mit ExMixedFolders um. Dabei erzeugte er einen Kalender im Postfach des Außendienstleiters, welchen er "Einsatzkalender" nannte. Nun erzeugte Herr Witzbühl in ExMixedFolders für jeden Mitarbeiter eine Aufgabe, welche die Termine aus dem Einsatzkalender in den Standardkalender der Mitarbeiter kopiert (unidirektional). Dabei werden die bereits im Kalender befindlichen Termine nicht gelöscht oder verändert. Zusätzlich hat er den Terminen eine farbige Kategorie angehängt, welche dem Mitarbeiter zeigt, dass es sich um einen Einsatztermin handelt.

Ferienkalender im Exchange Kalender anzeigen

Kurz angebunden rief neulich Frau Zweisand bei der IT an:

Hallo Herr Dreibein, gehen Sie doch bitte mal auf folgende Internetseite: https://www.schulferien.eu. Wie Sie sehen, finden Sie hier die Ferienkalender der Länder. Sie hatten un ja letztens den Öffentlichen Ordner eingerichtet, der alle unsere Urlaube anzeigt, könnten Sie bitte auch noch die Ferien hinzufügen. Danke, Wann kann ich mit der Umsetzung rechnen?

Das ganze ist nun bereits zwei Jahre her, Herr Dreibein hatte die Sache so gelöst, dass er den Kalender jeweils zu Beginn des Jahres mit Outlook öffnete und die Termine dann in den Öffentlichen Ordner kopierte. Doch dieses Jahr war es an der Zeit die Sache zu automatisieren. Herr Dreibein verwendet seit diesem Jahr die neue Importfunktion aus ExMixedFolders Version 1.36, welche iCal Kalender aus dem Web in beliebige Exchange Kalender importieren kann. 

Seine Vorgehensweise war dabei wie folgt. Nach der Installation von ExMixedFolders und Verbindung mit Exchange fiel Herrn Dreibein erst einmal auf, dass er die Software kostenlos für einen Nutzer verwenden darf, das entspricht genau seiner Anforderung, denn es greift ja auch nur ein Benutzer auf den Öffentlichen Ordner für den Import zu.

Nun erzeugt er eine neue CSV / iCal Importaufgabe und suchte sich den entsprechenden Kalender für Thüringen aus der Seite https://www.schulferien.eu/dow...  aus. Die Adresse für 2018 lautet: https://www.schulferien.eu/dow... Als nächstes hat Herr Dreibein vom Autor das Programmes erfahren, das er das Jahr in der Adresse einfach durch ein {Y} ersetzen muss um jährlich jeweils die richtige Datei zu importieren. 

Hier ist ein Auszug der Konfiguration zu sehen:

iCalendar - Ferien in Exchange Ordner einfügen

Mehr gibt es darüber nicht zu berichten, Herr Dreibein kümmert sich nun wieder um seine Serverlüfter, die einer nach dem anderen auszutauschen sind.